¿Es necesaria e importante la normalización en los archivos?

PILAR DEL CAMPO PUERTA

Lo más importante para una buena organización archivística es la normalización.

En palabras de Rosario Lopaz Pérez, y según se recoge de su obra Normalización Archivística, editada por SEDIC (Asociación Española de Documentación e Información Científica)

“… A pesar de la complejidad que conlleva la normalización en archivos es posible y necesaria, principalmente, por razones de coste, cooperación, integración y preservación. 

Las normas de descripción son un canon de comunicación entre los gestores de documentos y los usuarios, y su desarrollo conllevará una mejor comprensión, tanto de los instrumentos de descripción como de la propia naturaleza de los documentos y el contenido de los mismos. Asimismo, hay que tener en cuenta que la normalización va a favorecer el desarrollo de los archivos y logrará una mayor agilidad en el intercambio de información entre los archiveros y los demás profesionales de la información. 

En los archivos hay que hacer frente a un número de documentos que crece de manera exponencial, así se habla de hiperinflación documental contemporánea, sin que los recursos ni el tiempo del que disponemos se puedan dedicar al tratamiento de los documentos. 

La experiencia de compartir información en el entorno archivístico está muy condicionada por el carácter único y seriado de los documentos de archivo. En la comunidad archivística surge la necesidad de trabajar con formatos normalizados para que la información contenida en los documentos se pueda, además de compartir, intercambiar. 

La normalización de los elementos informativos contenidos en la descripción archivística implica conocer qué datos son realmente útiles a la hora de intercambiar, para que sean éstos y no otros los que normalicemos. Para ello, se necesita hacer una revisión de qué es lo que queremos comunicar, para qué y por qué hacerlo, cómo lo vamos a llevar a cabo y para quién vamos a normalizar las descripciones del contenido de los archivos. De esta manera, podremos realizar con éxito el intercambio y la comunicación de la información contenida en los documentos de nuestro archivo”.

Más información en: 

http://eprints.rclis.org/16515/

https://www.sedic.es/wp-content/uploads/2019/06/normalizacion-archivistica_pdf.pdf

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