PILAR DEL CAMPO PUERTA
La clasificación consiste en agrupar de manera jerárquica
los documentos de un fondo, atendiendo sus agregados o clases.
La clasificación se realiza desde lo más
amplio o genérico (considerando todo el fondo del archivo) a lo más específico (las clases de documentos que contiene), siguiendo
los principios de procedencia y orden original.
Cuando se elabora un cuadro de clasificación donde
se agrupen todos los tipos documentales que reflejan la estructura dada al
archivo, la clasificación de los fondos será, por ejemplo en una empresa:
1) por secciones - de las principales actividades
desarrolladas por una entidad: contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría,
etc., y dentro de éstas,
2) por series documentales - conjuntos de documentos
producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
T.
H. Schellenberg, uno de las más influyentes
voces del siglo XX sobre el buen hacer en los archivos estableció tres tipos de
clasificación, según se atendiera a la estructura orgánica de los mismos, a las
acciones que llevara a cabo, o a los asuntos que tratara. De esta forma diferenció:
La
clasificación orgánica: agrupa las series documentales teniendo en cuenta la
estructura del organismo, donde las secciones y subsecciones reflejan el orden
jerárquico del centro. Es un criterio objetivo y fácil de aplicar, pero también
es inestable.
La
clasificación funcional: organiza el fondo atendiendo a las atribuciones,
funciones o actividades de la entidad. Esto obliga a tener un perfecto
conocimiento de las funciones y actividades del órgano que genera los
documentos. Por tanto, requiere un análisis muy minucioso del conjunto del
fondo. Es aconsejable emplear cuadros de clasificación funcionales, ya que las funciones
perduran en el tiempo, y permanecen estables a diferencia de los organismos. Es
el que presenta menos riesgos de confusión y ambigüedad.
La
clasificación por materias: atiende al contenido de los documentos. Se desaconseja su
empleo, ya que se basa en criterios arbitrarios que hacen desaparecer las
relaciones entre las unidades documentales y rompen las series.
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