¿Qué es la clasificación documental?

PILAR DEL CAMPO PUERTA

La clasificación consiste en agrupar de manera jerárquica los documentos de un fondo, atendiendo  sus agregados o clases. 
La clasificación se realiza desde lo más amplio o genérico (considerando todo el fondo del archivo) a lo más específico (las clases de documentos que contiene), siguiendo los principios de procedencia y orden original.
Cuando se elabora un cuadro de clasificación donde se agrupen todos los tipos documentales que reflejan la estructura dada al archivo, la  clasificación de los fondos será, por ejemplo en una empresa:
1) por secciones - de las principales actividades desarrolladas por una entidad: contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc., y dentro de éstas,
2) por series documentales - conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.

T. H. Schellenberg,  uno de las más influyentes voces del siglo XX sobre el buen hacer en los archivos estableció tres tipos de clasificación, según se atendiera a la estructura orgánica de los mismos, a las acciones que llevara a cabo, o a los asuntos que tratara. De esta forma diferenció:

La clasificación orgánica: agrupa las series documentales teniendo en cuenta la estructura del organismo, donde las secciones y subsecciones reflejan el orden jerárquico del centro. Es un criterio objetivo y fácil de aplicar, pero también es inestable.
La clasificación funcional: organiza el fondo atendiendo a las atribuciones, funciones o actividades de la entidad. Esto obliga a tener un perfecto conocimiento de las funciones y actividades del órgano que genera los documentos. Por tanto, requiere un análisis muy minucioso del conjunto del fondo. Es aconsejable emplear cuadros de clasificación funcionales, ya que las funciones perduran en el tiempo, y permanecen estables a diferencia de los organismos. Es el que presenta menos riesgos de confusión y ambigüedad.
La clasificación por materias: atiende al contenido de los documentos. Se desaconseja su empleo, ya que se basa en criterios arbitrarios que hacen desaparecer las relaciones entre las unidades documentales y rompen las series. 




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